La distancia entre credentialing y facturación, y lo que cuesta cada día.

Se contrata a un proveedor, se le hace credentialing, se le otorgan privilegios y empieza a ver pacientes. Por detrás, un proceso aparte está decidiendo si esas visitas se le pueden facturar a alguien. Cuando las dos fechas se separan —y siempre se separan— las visitas del medio o se facturan retroactivamente, o se facturan bajo supervisión, o no se facturan.

La distancia rara vez es una demora grande. Es una acumulación de demoras pequeñas, y el primer paso útil es dejar de tratarla como un solo número.

Tres clases de día, y solo dos son suyas

• Días internos. Armar el paquete, conseguir una firma, descubrir que falta una certificación. Nadie de fuera de su organización los está deteniendo.
• Días de la aseguradora. El tiempo de proceso del plan una vez tiene una solicitud completa. Usted no los controla, y ningún programa los acorta.
• Días en silencio. El caso que se radicó, se acusó de recibo y se quedó callado porque el seguimiento vivía en la memoria de alguien. En una hoja de cálculo se ven idénticos a los días de la aseguradora. No lo son — son días internos disfrazados, y suelen ser la categoría más grande.

Medir las tres por separado es casi todo el trabajo. Un centro que dice «el enrollment toma unos 120 días» suele tener 45 internos, 55 de la aseguradora y 20 en silencio, y solo conoce el total.

Por qué los días internos cuestan más de lo que parecen

Para Medicare, la fecha de efectividad de los privilegios de facturación está definida por regulación como la posterior entre la fecha de radicación de la solicitud que luego fue aprobada, o la fecha en que el proveedor empezó a prestar servicios en la localidad inscrita. La fecha de radicación es el eje.

Eso significa que un día pasado dentro de su organización antes de radicar no solo retrasa la aprobación: mueve la fecha de efectividad con él. Una ventana retroactiva medida hacia atrás desde una fecha de efectividad posterior no lo recupera. Los días internos, por tanto, no son solo más lentos: dentro de la ventana retroactiva se pierden de una forma en que los días de la aseguradora no se pierden.

Esto es una regla de Medicare. El Medicaid de Puerto Rico y los planes comerciales fijan sus fechas de efectividad bajo sus propios términos, y los comerciales suelen fijarlas en la firma del contrato o en la aprobación del comité de credentialing, sin ninguna ventana retroactiva. Verifique el contrato vigente antes de suponer que algo de esto se traslada. El detalle de la regla de Medicare está en facturación retroactiva de Medicare.

Cómo medirlo sin un sistema

Tome los últimos diez proveedores que inscribió y, por cada uno, anote cuatro fechas: fecha de inicio, paquete completo, radicado, fecha de efectividad confirmada. Cuatro columnas, diez filas.

Después calcule dos intervalos: de inicio a radicado (sus días) y de radicado a efectivo (mayormente los de ellos). Casi todo centro que hace este ejercicio por primera vez encuentra el primer intervalo más grande de lo que esperaba y muy variable — semanas de diferencia entre el caso más rápido y el más lento, sin ninguna razón obvia.

El hallazgo es la variación, no el promedio. Un intervalo interno constante de 40 días es un proceso. Un rango de 12 a 74 días no es un proceso: es lo que le pasó a cada proveedor, y significa que los casos rápidos lo fueron por suerte y no por diseño.

Qué hacer con el número

De ahí salen tres cosas directamente, y ninguna requiere comprar nada:

• Empezar antes. Casi todo el paquete se puede armar antes de la fecha de inicio. La restricción suele ser que a credentialing se le avisa al contratar y no al ofrecer el puesto.
• Hacer el paquete comprobable. Casi toda demora interna es un elemento que falta y se descubre tarde. Una lista definida por aseguradora, verificada antes de radicar, convierte un descubrimiento de tres semanas en uno del mismo día.
• Poner una fecha en cada caso radicado. Los días en silencio existen solo porque nadie es dueño del seguimiento. Una fecha de próximo contacto en cada caso abierto elimina la categoría entera.

Si quiere ponerle una cifra en dólares, la calculadora de ROI trabaja con su propio conteo de proveedores, su mezcla de aseguradoras y su calendario, y separa lo recuperable de lo que se perdió para siempre. Enseña cada supuesto para que discrepe de los que quiera.